Humas UNJ, Jakarta-Direktorat Sumber Daya dan Pengadaan Barang/Jasa Universitas Negeri Jakarta (UNJ) sukses menggelar Pelatihan Sertifikasi Resepsionis BNSP bagi tenaga kependidikan (tendik) UNJ. Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan kapasitas tendik dalam memberikan pelayanan prima kepada tamu dan pelanggan.
Pelatihan ini dilaksanakan dalam dua batch. Batch pertama berlangsung pada Senin dan Selasa, 23-24 Desember 2024, sedangkan batch kedua diadakan pada Rabu, 8 Januari 2025 secara daring. Selanjutnya, pada Rabu dan Kamis, 22-23 Januari 2025, diadakan Review Pelatihan Resepsionis dan Ujian Sertifikasi BNSP secara luring di 1O1 Urban Jakarta Kelapa Gading, yang diikuti oleh peserta dari kedua batch.
Acara ini dibuka oleh Direktur Sumber Daya dan Pengadaan Barang/Jasa, Dr. Jafar Amiruddin, M.T., dan dihadiri oleh 20 tendik dari berbagai fakultas, lembaga, dan unit kerja di lingkungan UNJ. Pelatihan ini bekerja sama dengan PT. 306 (PT. Tiga Puluh Juni) sebagai mitra penyelenggara yang tersertifikasi oleh BNSP. Dua narasumber yang dihadirkan adalah Oka Maruka untuk batch pertama dan Sapiih Sain untuk batch kedua.
Dr. Jafar Amiruddin menyampaikan bahwa pelatihan ini merupakan bagian dari upaya pengembangan kapasitas sumber daya di UNJ. Transformasi kelembagaan UNJ dari Badan Layanan Umum (BLU) menjadi Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (PTNBH) menuntut peningkatan kapasitas dari seluruh sumber daya manusia, baik dosen maupun tendik, sesuai dengan tugas dan peran masing-masing.
Kegiatan ini dibiayai oleh SFD – UNJ Project. “Mudah-mudahan pelatihan-pelatihan yang sudah dilakukan bisa memberikan kontribusi bagi pengembangan UNJ dan kesiapannya sebagai institusi yang menyandang label PTNBH. Institusi dengan label PTNBH memiliki semangat dan mandat untuk mandiri serta bereputasi internasional,” ujar Dr. Jafar Amiruddin, M.T., dalam sambutannya.
Materi pelatihan resepsionis yang disampaikan meliputi beberapa poin penting:
- Menyambut dan melayani tamu/pengunjung
- Menjadi pusat informasi, dengan memahami kantor dan sekitarnya, menyiapkan sumber informasi yang dibutuhkan seperti brosur atau buku panduan, serta memberikan informasi yang akurat dan jelas kepada tamu.
- Mengelola komunikasi, dengan menyapa tamu dengan ramah dan penuh perhatian serta mampu menulis email dengan profesional dan informatif.
- Pengelolaan administrasi dan dokumen, dengan mencatat jadwal pertemuan atau reservasi, mengelola buku tamu untuk mencatat kehadiran tamu, serta mengelola dokumen masuk dan keluar seperti surat, paket, atau dokumen penting lainnya.
- Mewakili citra organisasi
- Menjaga keamanan dan kerahasiaan dengan memastikan tamu yang datang sudah terverifikasi atau memiliki izin serta menghindari penyebaran informasi sensitif kepada pihak yang tidak berwenang.
- Menjadi penghubung internal di lingkungan kerja masing-masing.
Kegiatan pelatihan berlangsung dengan lancar dan peserta antusias mengikuti prosesnya, mulai dari penyampaian materi, review materi, persiapan ujian sertifikasi, hingga ujian sertifikasi resepsionis BNSP. Ujian dilakukan melalui beberapa metode uji kompetensi, yaitu verifikasi portofolio (beserta bukti), ujian tulis (menjawab beberapa pertanyaan dalam bahasa Inggris), wawancara dengan asesor, dan ujian praktik sebagai resepsionis. Hasil pelatihan menunjukkan bahwa semua peserta kompeten dan siap bekerja secara profesional untuk memberikan pelayanan terbaik.
