Jakarta, Humas UNJ – Transformasi layanan administrasi berbasis digital menjadi salah satu langkah yang terus dikembangkan Universitas Negeri Jakarta (UNJ) dalam mendukung tata kelola perguruan tinggi yang efektif, akuntabel, dan terstandar. Dalam rangka meningkatkan kualitas layanan administrasi pemerintahan di lingkungan kampus, Kantor Hukum UNJ menyelenggarakan kegiatan Sosialisasi POS AP dan Praktik Layanan Digital Checklist Penyusunan Peraturan dan Keputusan pada Rabu, 20 Mei 2026 di Ruang Pertemuan Gedung Syafei, Kampus A UNJ.
Kegiatan ini diikuti oleh tenaga kependidikan dan perwakilan unit kerja di lingkungan UNJ sebagai upaya meningkatkan tertib administrasi dalam proses penyusunan peraturan dan keputusan di lingkungan universitas. Hadir sebagai narasumber, Prof. Amalia Suzianti, selaku Plt. Kepala Biro Organisasi dan Sumber Daya Manusia Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi, Wiwie Marwiyah, Kepala Kantor Organisasi Tata Laksana dan Protokol UNJ, serta Febryan dari Tim Penyusunan Peraturan Kantor Hukum UNJ.
Dalam laporannya, Kepala Kantor Hukum UNJ, Dwi Afrimetty Timoera, menjelaskan bahwa kegiatan ini bertujuan mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit kerja agar proses pengusulan peraturan dan keputusan dapat berjalan sesuai prosedur operasional standar administrasi pemerintahan.
Ia menyampaikan bahwa Kantor Hukum UNJ menghadirkan layanan digital checklist berbasis Google Form dan Google Spreadsheet untuk memudahkan pemantauan kelengkapan dokumen dalam proses penyusunan peraturan dan keputusan. “Melalui layanan digital checklist ini, diharapkan tercipta budaya kerja yang tertib administrasi dan sesuai dengan ketentuan POS AP pada setiap tahapan penyusunan peraturan dan keputusan,” ujar Dwi Afrimetty.
Sementara itu, Staf Ahli Sekretaris Universitas Bidang Hukum, Sanusi, menyampaikan bahwa kegiatan ini menjadi langkah strategis dalam penyempurnaan tata laksana di lingkungan UNJ, khususnya dalam proses penerbitan berbagai regulasi dan keputusan strategis universitas. “Kegiatan ini sangat berguna untuk menciptakan budaya kerja yang tertib administrasi, sehingga setiap proses penyusunan peraturan dan keputusan dapat berjalan sesuai mekanisme dan ketentuan yang berlaku,” ungkap Sanusi.
Pada sesi pertama, Prof. Amalia Suzianti memaparkan materi mengenai Prosedur Operasional Standar Administrasi Pemerintahan (POS AP) sebagai bagian penting dalam reformasi birokrasi dan pembangunan zona integritas di lingkungan perguruan tinggi.
Dalam paparannya, Prof. Amalia menekankan bahwa penyusunan POS AP tidak hanya sebatas dokumen administratif, tetapi menjadi instrumen untuk menciptakan layanan yang efektif, efisien, terukur, dan berbasis digital. Menurutnya, setiap unit kerja perlu memiliki alur kerja yang jelas, standar waktu layanan, serta sistem pemantauan yang dapat ditelusuri secara transparan.
“POS AP harus diimplementasikan secara nyata dalam budaya kerja, bukan sekadar dokumen. Dengan proses bisnis yang jelas dan terdigitalisasi, layanan akan menjadi lebih cepat, terukur, dan akuntabel,” jelas Prof. Amalia.
Ia juga mendorong setiap unit kerja untuk terus melakukan evaluasi dan penyempurnaan proses bisnis secara berkala agar pelayanan publik di lingkungan perguruan tinggi semakin adaptif dan berkualitas.
Pada sesi berikutnya, Wiwie Marwiyah menjelaskan mengenai dasar hukum, struktur, serta tahapan penyusunan POS AP di lingkungan UNJ. Ia menekankan bahwa penyusunan POS AP harus diawali dengan pemetaan proses bisnis agar alur kerja dan pembagian tugas setiap aktor dapat tersusun dengan jelas.
“POS AP bukan sekadar formalitas administrasi, tetapi menjadi pedoman kerja agar setiap proses penyusunan peraturan dan keputusan berjalan sesuai prosedur dan memiliki standar layanan yang jelas,” ujar Wiwie.
Ia juga memaparkan tahapan penyusunan POS AP mulai dari identifikasi judul, identifikasi prosedur, penyusunan flowchart, hingga penyusunan lembar pengendalian sebagai alat monitoring proses kerja.
Sementara itu, Febryan mempraktikkan langsung penggunaan layanan digital checklist pengusulan peraturan dan keputusan berbasis Google Form dan Google Spreadsheet yang dikembangkan oleh Kantor Hukum UNJ. Sistem tersebut dirancang untuk memusatkan seluruh proses pengusulan dalam satu platform yang lebih praktis, terdokumentasi, dan mudah dipantau.
Menurut Febryan, sebelumnya pengusulan dokumen masih dilakukan melalui berbagai media seperti SIPERAN, email, maupun WhatsApp sehingga menyulitkan proses pencarian data dan monitoring dokumen. “Layanan digital ini dibuat untuk mempermudah proses pengusulan, pemantauan status dokumen, serta menjaga keamanan data dalam satu sistem yang terintegrasi,” jelas Febryan.
Ia menambahkan bahwa melalui platform tersebut, unit kerja dapat memantau status pengusulan secara berkala, melihat nomor surat keputusan yang telah diterbitkan, hingga mengakses arsip peraturan dan keputusan secara digital. Sistem juga dilengkapi fitur pembagian akses pengguna untuk menjaga kerahasiaan dokumen.
Dalam sesi praktik, peserta diajak langsung mencoba proses pengusulan dokumen melalui platform digital yang telah disediakan, mulai dari pengisian data, unggah dokumen, hingga pemantauan status pengusulan secara daring.
Melalui kegiatan ini, UNJ berharap proses penyusunan peraturan dan keputusan di setiap unit kerja dapat semakin efektif, terstandar, transparan, dan berbasis digital sesuai dengan ketentuan POS AP yang berlaku.
