Jakarta, Humas UNJ – Universitas Negeri Jakarta (UNJ) melalui Kantor Organisasi, Tata Laksana, dan Keprotokolan (Ortalapro) menyelenggarakan kegiatan Sosialisasi Peraturan Rektor tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) serta Tata Naskah Dinas di lingkungan UNJ pada Kamis, 7 Mei 2026, di Ruang Pertemuan Gedung Syafei, Kampus A UNJ.
Kegiatan ini dihadiri oleh pimpinan universitas, para dekan, kepala lembaga, kepala badan, kepala satuan kerja, serta jajaran sivitas akademika di lingkungan UNJ. Sosialisasi tersebut dilaksanakan sebagai upaya menyamakan persepsi seluruh unit kerja terkait struktur organisasi dan tata kelola administrasi persuratan di lingkungan universitas.
Sekretaris Universitas UNJ, Prof. Suyono, dalam sambutannya menyampaikan bahwa pemahaman yang sama mengenai OTK dan tata naskah dinas menjadi hal penting untuk mendukung tata kelola universitas yang tertib, efektif, dan sesuai regulasi.
Menurutnya, sosialisasi mengenai OTK perlu terus dilakukan agar setiap unit memahami fungsi, koordinasi, serta tanggung jawab dalam struktur organisasi universitas. Selain itu, tata naskah dinas juga menjadi perhatian penting karena berkaitan langsung dengan aspek administrasi, hukum, hingga keuangan.
“Tatа naskah dinas merupakan hal yang sangat penting karena dapat membawa konsekuensi hukum dan administrasi. Oleh karena itu, setiap paraf maupun tanda tangan pada dokumen resmi harus dilakukan dengan penuh kehati-hatian dan tanggung jawab,” ujar Prof. Suyono.
Ia juga menekankan pentingnya ketelitian dalam proses administrasi surat-menyurat, termasuk penggunaan format dokumen dan stempel resmi sesuai ketentuan yang berlaku di lingkungan UNJ. Menurutnya, seluruh naskah dinas yang diterbitkan harus mengikuti standar yang telah ditetapkan universitas agar tidak menimbulkan persoalan di kemudian hari.
Dalam sesi pemaparan, Kepala Kantor Organisasi, Tata Laksana, dan Keprotokolan UNJ, Wiwie Marwiyah, menjelaskan bahwa penyusunan Organisasi dan Tata Kerja (OTK) UNJ merupakan tindak lanjut dari perubahan status UNJ menjadi Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTNBH) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2024. Menurutnya, perubahan tersebut mendorong penyesuaian struktur organisasi dan tata kelola di lingkungan universitas.
Wiwie memaparkan struktur organisasi UNJ yang terdiri atas unsur pimpinan, pelaksana akademik, penunjang akademik, pelaksana administrasi, hingga unit pendukung universitas. Ia juga menjelaskan sejumlah penyesuaian nomenklatur dan fungsi unit kerja guna memperjelas koordinasi serta pembagian tugas antarunit di lingkungan UNJ.
Sementara itu, Kepala Divisi Tata Usaha UNJ, Yulianti, menyampaikan materi terkait tata naskah dinas yang mengacu pada Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2024, peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), serta Peraturan Rektor UNJ Nomor 12 Tahun 2025. Dalam pemaparannya, Yulianti menjelaskan berbagai ketentuan mengenai format surat resmi, sistem penomoran naskah dinas, kode jabatan, mekanisme paraf, hingga kewenangan penandatanganan surat di lingkungan UNJ. Ia juga menegaskan bahwa seluruh template dan format surat resmi telah disediakan untuk digunakan oleh seluruh unit kerja agar tercipta keseragaman administrasi di lingkungan universitas.
Selain sesi pemaparan, kegiatan berlangsung interaktif melalui diskusi dan tanya jawab dari berbagai unit kerja. Sejumlah peserta menyampaikan pertanyaan terkait kewenangan penandatanganan surat, penggunaan bahasa Inggris dalam surat kerja sama internasional, penggunaan logo akreditasi pada dokumen resmi, hingga penerapan tanda tangan elektronik di lingkungan UNJ.
Pada kesempatan tersebut juga disampaikan rencana implementasi tanda tangan elektronik tersertifikasi melalui kerja sama UNJ dengan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN). Langkah ini diharapkan dapat memperkuat keamanan dokumen dan mendukung transformasi digital administrasi di lingkungan universitas.
Melalui kegiatan sosialisasi ini, UNJ berharap seluruh sivitas akademika memiliki pemahaman yang sama dalam menjalankan organisasi dan pengelolaan administrasi kedinasan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, sehingga tercipta tata kelola universitas yang semakin profesional, efektif, dan akuntabel.
