JAKARTA, Humas UNJ – Universitas Negeri Jakarta (UNJ) mulai menerapkan digitalisasi administrasi perjalanan dinas melalui Sistem Elektronik Surat Perintah Perjalanan Dinas (E-SPPD). Sistem yang diperkenalkan pada peringatan Dies Natalis ke-62 UNJ tersebut akan diberlakukan secara penuh mulai 1 Agustus 2026 sebagai bagian dari penguatan tata kelola berbasis teknologi informasi.
Penerapan E-SPPD disosialisasikan kepada sivitas akademika secara daring pada Senin (20/7/26). Kegiatan ini bertujuan memberikan pemahaman mengenai mekanisme penggunaan sistem sekaligus memastikan seluruh unit kerja siap mengimplementasikannya.
Wakil Rektor Bidang Riset, Inovasi, dan Sistem Informasi UNJ, Prof. Fahrurrozi, mengatakan bahwa digitalisasi administrasi perjalanan dinas merupakan salah satu langkah yang perlu dilakukan seiring perkembangan sistem informasi di perguruan tinggi.
Menurutnya, banyak perguruan tinggi, baik berstatus Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (PTNBH) maupun non-PTNBH, telah mengembangkan sistem perjalanan dinas berbasis digital. Karena itu, UNJ juga perlu menghadirkan layanan serupa untuk mendukung efektivitas administrasi.
“Selama ini proses administrasi perjalanan dinas masih mengandalkan dokumen fisik yang harus dibawa ketika menjalankan tugas. Kondisi tersebut kurang efisien dan sering kali menyulitkan pegawai,” ujar Prof. Fahrurrozi.
Melalui E-SPPD, seluruh tahapan administrasi dan pelaporan perjalanan dinas dilakukan secara elektronik. Pegawai tidak lagi diwajibkan membawa berkas fisik sebagai bukti perjalanan. Sebagai gantinya, bukti kehadiran cukup dilakukan dengan mendokumentasikan kegiatan melalui telepon genggam dan mengunggahnya ke dalam sistem.
Menurut Prof. Fahrurrozi, mekanisme tersebut diharapkan dapat mempercepat proses administrasi sekaligus mempermudah pertanggungjawaban perjalanan dinas.
Ia juga menjelaskan bahwa pengembangan E-SPPD merupakan hasil kolaborasi antara Direktorat Keuangan, Direktorat Sumber Daya, dan tim pengembang sistem informasi UNJ. Proses pengembangan dilakukan secara bertahap agar sistem mampu menjawab kebutuhan administrasi di lingkungan universitas.
Meski akan mulai diberlakukan secara penuh pada awal Agustus, Prof. Fahrurrozi menegaskan bahwa sistem masih akan terus disempurnakan berdasarkan evaluasi dan masukan dari para pengguna sehingga dapat berkembang sesuai kebutuhan.
Sementara itu, perwakilan Direktorat Keuangan UNJ menyampaikan bahwa pengembangan E-SPPD telah direncanakan sejak 2023 dan kini memasuki tahap implementasi. Kehadiran sistem tersebut diharapkan meningkatkan kemudahan sekaligus akuntabilitas dalam pengelolaan perjalanan dinas.
Melalui sistem ini, seluruh data administrasi perjalanan dinas akan terdokumentasi secara digital sehingga proses pertanggungjawaban tidak lagi bergantung pada kelengkapan dokumen fisik.
Pada kesempatan yang sama, Staf Ahli Wakil Rektor Bidang Riset, Inovasi, dan Sistem Informasi, Masus Subekti, menjelaskan bahwa pejabat pembuat komitmen (PPK) tetap memiliki kewenangan menerbitkan surat perjalanan dinas. Namun, proses administrasi berikutnya dilakukan melalui sistem elektronik sehingga lebih sederhana dan mudah diakses.
Menurutnya, pegawai hanya perlu menggunakan telepon genggam untuk mengakses E-SPPD melalui peramban (browser). Setelah memperoleh surat tugas, pengguna dapat melakukan swafoto di lokasi kegiatan sebagai bukti kehadiran, kemudian mengunggahnya ke sistem tanpa perlu membawa map berisi dokumen.
Hal senada disampaikan Rara dari Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi (Pustikom) UNJ. Ia menjelaskan bahwa E-SPPD saat ini berbasis web dan telah dioptimalkan untuk diakses melalui perangkat seluler sehingga pengguna tidak perlu memasang aplikasi tambahan.
Ia juga mengingatkan bahwa mulai 1 Agustus 2026 seluruh administrasi perjalanan dinas di lingkungan UNJ akan menggunakan E-SPPD. Karena itu, setiap unit kerja diharapkan memahami prosedur penggunaan sistem agar proses implementasi berjalan lancar.
Melalui penerapan E-SPPD, UNJ berupaya memperkuat tata kelola administrasi yang lebih efisien, terdokumentasi dengan baik, dan terintegrasi. Digitalisasi perjalanan dinas ini juga menjadi bagian dari pengembangan sistem informasi kampus untuk mendukung layanan administrasi yang lebih cepat dan akuntabel.
